Dolazak koronavirusa u našu zemlju uzdrmao je privredu i primorao kompanije da se prilagode novonastaloj vanrednoj situaciji. Suočen sa pandemijom i preduzetim merama zaštite, biznis je morao da iznađe svoje rešenje i uvede rad od kuće na „velika vrata“, premda kao način poslovanja „remote working“ je uveliko zastupljen na današnjem tržištu i predstavlja jedan od benefita u pogledu radnih uslova. Prema statistici Global Workplace Analytics #akonisteznali:
• 95% poslodavaca kaže da rad od kuće ima veliki uticaj na zadržavanje zaposlenih.
• 46% organizacija izveštava o značajnoj redukciji fluktuacije.
• 37% od 1.500 profesionalaca bi pristalo na smanjivanje plate za 10% u cilju sticanja mogućnosti za rad od kuće.

Takođe, zaposleni koji rade od kuće se brže vraćaju na posao nakon medicinskih problema ili operativnih zahvata, govore o boljem kvalitetu i više uspostavljenom balansu između privatnog i poslovnog života, kao i manjem stresu. Rezultati ukazuju i na veću produktivnost zaposlenih u toku rada.

Međutim, sada kada je posao od kuće postao imperativ, pojavljuju se pukotine u temeljima “remote working” paradigme: od nedostatka adekvatnih alata za online saradnju do nedostatka obuke za lidere o tome kako voditi timove kada zaposleni rade od kuće.

Kako bismo uvideli na koji način novi izazovi mogu da se savladaju, pronikli smo u izvore potencijalnih poteškoća.

Lideri se sada susreću sanedostatkom neposredne interakcije sa članovima tima, i usled toga i sa nemogućnošću direktne supervizije njihovog rada. U takvoj situaciji prisutna je briga da zaposleni neće raditi tako naporno ili efikasno, dok se zaposleni bore sa smanjenom dostupnošću podrške, pomoći i komunikacije od strane lidera. Još jedan od izazova rada od kuće je i smanjena dostupnost informacija ili njihov sporiji protok unutar tima. U „remote“ konteksu je potrebno uložiti više vremena i napora u međusobnu razmenu formalnih i neformalnih informacija te se smanjuje se i nivo razumevanja, fleksibilnosti, poverenja i empatije među članovima tima. Ovo doprinosi osećaju socijalne izolacije te usamljenost predstavlja jednu od najčešćih zamerki zaposlenih koji rade od kuće. Sve ovo može da snizi posvećenost članova tima i zahteva dodatne napore kako bi se održao timski duh i produktivnost tima.

Jedan od velikih izazova sa kojima se sreću radnici koji rade od kuće jesu i brojne distrakcije, pogotovo u vreme vanredne situacije, kada je smanjen izlazak na ulicu i kada cela porodica provodi većinu vremena zajedno deleći prostorije. Ovo nije problem samo članovima tima, već se može desiti da i sam lider ima određene distrakcije koje ga ometaju da dovoljno posvećeno i fokusirano obavlja svoj posao u kućnim uslovima.
Navedene izazove rada od kuće potvrdili su i rezultati studije State of Remote 2019.

biggest stuggle working remotely 2019

U cilju unapređivanja neophodnih kompetencija, znanja i stila upravljanja lidera, predstavljamo 10 ključnih faktora uspešnog uspešnog „remote“ liderstvau doba COVID-19.

1. Definišite kanale komunikacije
Iako je komunikacija uvek bitna za lidere, ona postaje od krucijalne važnosti tokom rada od kuće – ne samo u smislu dokumentovanja odluka i sastanaka, već i u pogledu svakodnevne timske komunikacije, koja se inače lako odvija u kancelarijskom prostoru. Kako bi nadoknadili ova komunikacijska ograničenja koja sa sobom nosi rad od kuće, lideri treba svojim radnicima da obezbede nekoliko različitih tehnoloških alata za komunikaciju. Samo e-mail nije dovoljan, a današnja tehnologija nudi mnoštvo rešenja koja mogu da unaprede komunikaciju na daljinu i omoguće postavku virtuelnih kancelarija (Zoom, Skype, Slack, Microsoft Teams..). Ukoliko vaša kompanija nema već postavljene tehnološke alate, bazične verzije ovih alata mogu se pronaći besplatno na internetu. Pre upotrebe bilo kog od njih, obratite se IT odeljenju vaše kompanije, kako biste proverili da li postoji odgovarajući nivo bezbednosti podataka.

2. Održavajte socijalne interakcije u Vašoj virtuelnoj kancelariji
Zakazivanje meet-up-ova za pauzu za kafu irazgovorima na temuo dešavanjima u životu ćete zadovoljiti potrebu svojih ljudi da pripadaju i osete uključenost i bliskost sa svojim kolegama.Razgovarajte 1-1, dopisujte se i koristite GIFove i smajliće tokom pisane komunikacije, ne zaboravite da kolege ne vide sada vaše reakcije i da ste im nedostupni za tumačenje neverbalnih znakova.

Odvojite vreme za grupni sastanak i prvih 10 minuta iskoristite da popričate o neformalnim temama i omogućite članovima tima da razmene informacije o tome šta im se trenutno dešava u privatnom životu. Podstičite uključivanje kamera.Organizujte virtuelnu kancelarijsku zabavu – organizujte video poziv i naručite pizzu da bude dostavljenja na adresu svih članova tima u vreme poziva. Dakle, bitno je da posvetite vreme koje će biti specijalno namenjeno neformalnoj interakciji u timu.

3. Struktura i jasna očekivanja
Samo obezbeđivanje tehnoloških alata za komunikaciju nije dovoljno, potrebno je postaviti jasne i strikturisane smernice za njihovo korišćenje. Na primer„Koristimo videokonferencije za svakodnevne sastanke, ali koristimo instant poruke kada je nešto hitno.“.Takođe, ako možete, obavestite svoje zaposlene koji je najbolji način i vreme da vas kontaktiraju tokom radnog dana (npr. „Obično sam dostupan kasnije tokom dana za ad hoc telefonske ili video razgovore, ali ako je hitno ranije u toku dana, pošalji mi poruku.”).

Postavljanje jasnih očekivanja od presudne je važnosti za sve aspekte rada od kuće. Lideri moraju postaviti očekivanja koja su kristalno jasna: detaljno istaknite šta je zadatak koji treba da se obavi, navedite šta je standard kvaliteta, odnosno šta predstavlja dobro obavljen zadatak, i na kraju, definišite rok do kada to treba da se obavi.

4. Praćenje produktivnosti
Osim postavljanja jasnih očekivanja, potrebno je i strukturisano praćenje učinka i produktivnosti zaposlenih. Danas postoje tehnološki alati za upravljanje projektima (Trello, Asana, Meistertask, WorkflowMax, AceProject..) koji liderima omogućavaju da na jednom mestu, online, komuniciraju sa zaposlenima, prate njihov učinak i produktivnost, definišu projekat po koracima/zadacima i prate izvršenje tih zadataka.

5. Pokažite poverenje i izbegavajte mikromenadžment
Za sve „skorojeviće“ u kontekstu rada od kuće postoji opasnost da konstantno proveravaju da li zaposleni rade na svojim zadacima kada rade od kuće. Međutim, ovakvo mikromenadžovanje dovodi do osećaja nepoverenja, ali i dodatnog stresa. Osigurajte i održite poverenje u timu koji je neizostavan faktor uspešnog timskog funkcionisanja osiguravanjem autonomije za svakog člana, kao i otvorenih kanala komunikacije.

6. Dopustite Vašim zaposlenima da kreiraju radno vreme
Izuzev u zakazanim terminima sastanaka i konferencija, dopustite Vašim zaposlenima da sami organizuju svoj rad kod kuće i ukažite na to kao još jedan benefit funkcionisanja. Imajmo na umu da je kućno radno okruženje u mnogo manjem stepenu kontrole i većem stepenu distrakcije nego kancelarijsko, zato dopustite zaposlenima da definišu radno vreme u kontekstu traženog rešenja, jasno definisanih očekivanja i rokova. Na taj način, zaposleni znaju ka čemu streme, sa većim stepenom autonomije i fleksibilnosti, što poboljšava njihovo angažovanje i privrženost, kao i generalno zadovoljstvo. Napomena: Ne preporučuje se primenljivost ovog koraka za članove tima koji su tek počeli sa svojim angažovanjem, kao i ukoliko priroda proizvoda/usluge/organizacije to ne dozvoljava.

7. Pokažite razumevanje i podršku
Ne negirajte situaciju u kojoj se trenutno nalazite Vi i Vaši zaposleni. Nesigurnost po pitanju krajnjih efekata ove situacije na celokupnu ekonomiju i poslovanje izaziva kod zaposlenih anksioznost i takođe može lako prerasti u paniku. Uočavanje i prihvatanje prisutnih osećanja doprinosi dodatnoj privrženosti i vezanosti za tim. Prokomentarišite situaciju sa pandemijom i pričajte sa zaposlenima o tome kako doživljavaju ovaj period, održavajući smiren i staložen ton, bez mogućnosti prenosa panike i nestabilnosti. Istraživanja o emocionalnoj inteligenciji i emocionalnoj zarazi ukazuju na to da se zaposleni ugledaju na svog lidera po pitanju toga kako da reaguju na nagle promene ili krizne situacije. Ako lider komunicira stres i bespomoćnost, to će imati negativan efekat i na zaposlene koji će da prisvoje i “imitiraju” ponašanje lidera. Efikasni lideri u ovakvim situacijama koriste dvosmerni pristup: oni priznaju stres i anksioznost koji zaposleni osećaju u teškim okolnostima, ali i posebno ističu i naglašavaju poverenje koje imaju u svojetimove, koristećiizrazekaoštosu: “Možemo mi to”ili”Ovo je teško, aliznam da se možemonositi s tim”ili”Hajde da vidimo kako možemo da iskoristimo naše snage u ovom trenutku”.Nemojte se voditi neproverenim informacijama i katastrofiziranjem, već ustanovite prioritete (ljudi, podaci, kritične operacije) ipodstaknite zaposlene da iznađu rešenja u ovakvim okolnostima, umesto kontinuiranog sagledavanja negativnih posledica i uticaja.

8. Negujte profesionalnost
Istaknite da pozadinska buka tokom sastanaka i poziva nije bitna i pokažite razumevanje novog konteksta i okolnosti rada. Na ovaj način se i dodatno povezujete, uključivanjem aspekta svog privatnog života.Sa druge strane, ne idite u ekstrem i održavajte profesionalnost neophodnu za realizaciju poslovanja, počevši od rečnika i ponašanja tokom sastanka, kao i izgleda (rad u pidžami ne treba da bude dozvoljen). Vaš tim nije navikao da radi od kuće i u fazi su privikavanja. Kao lider, Vi postavljate primer i model dobrog konteksta rada od kuće – svojim izgledom, odnosom prema radu i ponašanjem tokom konferencijskih poziva. Izbegavajte predmete u okruženju koje mogu da odvlače pažnju tokom sastanaka,okrenite se ka prozoru ili osvetlite se lampom kako biste bili dobrovidljivi timu, potražite slušalice ili aplikacije koje dodatno ublažavaju buku (npr. Krisp) i upoznajte tim sa istim.

9. Priznanje, priznanje!
Priznanja za sjajno odrađen posao i fokus postaju nužni u slučaju rada od kuće. Priznanja dovode do osećaja važnosti i uključenosti uprkos udaljenosti i ukazuju na to da zalaganje zaposlenog zaista znači i pravi razliku, naročito sada kad je to dodatno otežano usled krize.

10. Poslednje, ali ne i najmanje važno – Ulaganje u razvoj zaposlenih!
Iako je krizno stanje, ulaganje u razvoj zaposlenih je i dalje značajan alat za održavanje motivacije, entuzijazma i posvećenosti. Ovo je sada prilika da se zaposleni upute na webinare, online treninge, online programe individualnog i grupnog razvoja, kao i gejmifikovane metode za e-learning. Ovim ne samo da doprinosite daljoj ekspanziji kompetencija Vaših zaposlenih, već i redukciji stresa, boljem suočavanju sa kriznom situacijom i Vašem brendingu kao poslodavca kome su zaposleni na prvom mestu i u kriznoj situaciji.